Privacyverklaring

Inhoud12 onderdelen

1.Wie is verantwoordelijk?

Pro-Tax Group B.V. (hierna: Pro-Tax) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Pro-Tax Group B.V.: Industrieweg 9, 2254 AE Voorschoten, Nederland; KvK 92353770 · Btw NL866019637B01
Vragen en verzoeken over privacy: contact@pro-tax.nl; Of telefonisch: 085 124 80 90

2.Waarop deze verklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u:

deze website bezoekt of het contactformulier gebruikt;
ons belt, mailt of een bericht stuurt, bijvoorbeeld via WhatsApp;
ons een opdracht geeft, of namens een bedrijf dat ons een opdracht geeft contact met ons heeft.

Neemt u contact op via WhatsApp, dan verloopt dat via de dienst van WhatsApp. Daarvoor gelden ook de voorwaarden en de privacyverklaring van WhatsApp zelf. Hetzelfde geldt voor onze pagina's op sociale media. Stuur via WhatsApp bij voorkeur alleen de gegevens en documenten waar wij om vragen.

3.Gegevens bij contactaanvragen

Via het contactformulier op deze website vragen wij:

Verplicht: Het onderwerp van uw vraag, uw naam, uw e-mailadres en uw bericht.
Optioneel: Uw bedrijfsnaam, uw telefoonnummer en de plaats of postcode waar het voertuig staat.

Bij het versturen worden ook technische gegevens verwerkt die nodig zijn om het formulier te laten werken en misbruik en spam te weren. Neemt u per telefoon, e-mail of WhatsApp contact op, dan verwerken wij de gegevens die u ons dan zelf geeft, zoals uw naam, telefoonnummer of e-mailadres en de inhoud van uw vraag.

4.Gegevens tijdens opdrachten

Welke gegevens wij tijdens een opdracht verwerken, hangt af van de dienst en van het voertuig. Niet al deze gegevens zijn bij elk dossier nodig. Het kan onder meer gaan om:

Gegevens over u of uw bedrijf

contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
bij BPM-aangiften voor particulieren: het burgerservicenummer (BSN) van de aangever (zie hieronder);
bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, contactpersoon, KvK-nummer en btw-nummer;
factuurgegevens;
correspondentie over de opdracht;
gegevens over de digitale ondertekening van een rapport, aangifte of ander document.

Gegevens over het voertuig

kenteken, chassisnummer (VIN) en andere identificatiegegevens;
datum eerste toelating en technische gegevens;
foto's van het voertuig, waaronder schadefoto's, en schadecalculaties;
voertuigdocumenten, zoals buitenlandse kentekenpapieren en aankoopdocumenten;
koerslijstinformatie en andere taxatie- of waarderingsinformatie.

Dossier en documenten

taxatierapporten, WEV-rapporten en andere rapporten;
BPM-aangiften en bijbehorende documenten;
overige dossiergegevens, zoals de status en de planning van uw opdracht.

Voertuiggegevens zijn op zichzelf meestal geen persoonsgegevens, maar kunnen dat worden wanneer ze aan u als eigenaar of opdrachtgever zijn gekoppeld. Wij gaan er daarom op dezelfde zorgvuldige manier mee om. Wij vragen niet om meer gegevens dan voor de opdracht nodig is.

Burgerservicenummer (BSN)

Op een BPM-aangifte staat het BSN of RSIN van de aangever. Verzorgen wij voor u als particulier de BPM-aangifte, dan verwerken wij daarom, voor zover dat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, uw BSN. Wij gebruiken het BSN niet voor andere doeleinden. Het BSN is een gevoelig persoonsgegeven; wij beschermen het extra zorgvuldig (zie Beveiliging).

Identiteitsbewijzen

Wij vragen in beginsel niet om een kopie of foto van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Hebben wij gegevens nodig, zoals uw naam of BSN, dan vragen wij bij voorkeur alleen die gegevens, als tekst. Ontvangen wij ongevraagd toch een afbeelding van een identiteitsbewijs, bijvoorbeeld via WhatsApp, dan gebruiken wij alleen de gegevens die voor de betreffende opdracht noodzakelijk zijn, nemen wij de afbeelding niet op in uw dossier en bewaren wij de afbeelding niet langer dan noodzakelijk.

5.Website, cookies en BPM-calculator

Deze website gebruikt geen advertentie- of marketingcookies, geen analysediensten en geen trackers van derden. Lettertypen en afbeeldingen worden vanaf onze eigen website geladen. Wel verwerkt onze hostingpartij technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals IP-adressen en serverlogbestanden.

De links naar onze sociale media, WhatsApp en het klantportaal openen een dienst van een andere partij. Wat daar met uw gegevens gebeurt, leest u in de privacyinformatie van die dienst.

Gaan wij in de toekomst analyse- of advertentiediensten gebruiken, dan passen we deze privacyverklaring vooraf aan en vragen we toestemming waar dat nodig is.

BPM-calculator

De BPM-calculator is een digitaal hulpmiddel. De berekening gebeurt in uw eigen browser; wat u invult, wordt niet naar ons verstuurd en niet door ons opgeslagen. Er is geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen voor u: de calculator neemt geen besluiten. Over de BPM beslist de Belastingdienst.

6.Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen en op een grondslag uit de AVG:

Contactvragen beantwoorden en afspraken maken: Gaat uw vraag over een mogelijke opdracht, dan is de grondslag het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst. Bij andere vragen is dat ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden.
Opdrachten uitvoeren: Zoals het opnemen van voertuigen, het opstellen van taxatierapporten en WEV-rapporten en andere waarderingen, het voorbereiden en verzorgen van BPM-aangiften, RDW-gerelateerde zakelijke dienstverlening, het beheren van dossiers en de communicatie daarover. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst.; Bent u contactpersoon van een zakelijke opdrachtgever, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om de opdracht voor uw organisatie uit te voeren.
Facturatie, boekhouding en wettelijke administratie: Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke verplichtingen die voor ons gelden, zoals de fiscale bewaarplicht.
Onze rechtspositie vastleggen en verdedigen: Bijvoorbeeld bij vragen, klachten of een geschil over een opdracht. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.
Beveiliging van onze website en systemen: Bijvoorbeeld het weren van spam en misbruik. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang.

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben wij afgewogen dat uw belangen daar niet zwaarder wegen. Toestemming vragen wij alleen als dat echt nodig is, bijvoorbeeld als wij uw gegevens voor een ander doel willen gebruiken. Een gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.

7.Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Daarbij gaan wij uit van de volgende termijnen:

Contactaanvraag die niet tot een opdracht leidt: Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.
Klant- en voertuigdossier: In beginsel 7 jaar na afronding van het dossier.
Financiële administratie: In beginsel 7 jaar, volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Is er een geschil, een claim, een lopend onderzoek of een wettelijke verplichting, dan kunnen wij de gegevens die daarvoor van belang zijn langer bewaren, zolang dat nodig is. Andersom verwijderen of anonimiseren wij gegevens zo mogelijk eerder wanneer ze niet meer nodig zijn, bijvoorbeeld foto's die voor het dossier geen functie meer hebben.

8.Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met ontvangers of categorieën van ontvangers die we nodig hebben voor onze dienstverlening, of als de wet ons daartoe verplicht.

Dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken

Hosting van de website en het contactformulier (Netlify): Het tonen van de website, het beveiligen ervan en het ontvangen van berichten via het contactformulier.
E-mail (STRATO): Het ontvangen, versturen en bewaren van e-mail.
Boekhouding en facturatie (Exact): Het opstellen van facturen en het voeren van de financiële administratie.
Digitale klant- en dossieromgeving: Een externe leverancier van onze digitale klant- en dossieromgeving, waarin u uw dossier kunt inzien en documenten digitaal kunt ondertekenen.

Deze dienstverleners mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken. Wij maken met hen de afspraken die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals een verwerkersovereenkomst.

Gegevensbronnen, instanties en bezorging

Voertuig-, schade- en waarderingsgegevens (VWE, SilverDAT, Xray en Autotelex Pro): Het opvragen van voertuiggegevens, koerslijstinformatie en schadecalculaties voor taxaties, waarderingen en BPM-aangiften.
Overheidsinstanties (Belastingdienst en RDW): Het indienen van aangiften en het verzorgen van registraties, voor zover dat bij uw opdracht hoort.
Postbezorging: Het versturen van aangiften en andere stukken per post.

Bij gegevensbronnen en rekenprogramma's voeren wij vooral voertuiggegevens in, zoals het kenteken of het chassisnummer. Overheidsinstanties zoals de Belastingdienst en de RDW zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij met de gegevens doen.

Berichtendiensten

Berichtendienst (WhatsApp): Als u via WhatsApp met ons communiceert, lopen berichten, foto's en documenten via de dienst van WhatsApp. Daarvoor geldt ook de privacyverklaring van WhatsApp.

Wat wij voor uw opdracht nodig hebben, nemen wij over in het dossier. Afbeeldingen van identiteitsbewijzen nemen wij niet op in het dossier (zie Gegevens tijdens opdrachten).

Alleen op uw verzoek

Transporteur uit ons netwerk: Alleen als u uitdrukkelijk gebruik wilt maken van transport: het in contact brengen met een vervoerder.

Wij vervoeren zelf geen voertuigen. Wilt u transport, dan geven wij alleen de gegevens door die de vervoerder nodig heeft, zoals uw naam, contactgegevens en de ophaal- en afleverlocatie.

9.Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Dat geldt in elk geval voor onze hostingpartij Netlify, die gegevens in de Verenigde Staten verwerkt. Daar komen ook de berichten van het contactformulier binnen. Ook andere dienstverleners kunnen voor onderdelen van hun dienst partijen buiten de EER inschakelen. Dat kan ook gelden voor berichtendiensten zoals WhatsApp; zie daarvoor de privacyverklaring van WhatsApp.

Waar dat gebeurt, worden de waarborgen gebruikt die de AVG daarvoor vereist: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader, of passende contractuele waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wilt u weten welke waarborg voor een bepaalde dienstverlener geldt, neem dan contact met ons op.

10.Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Zo is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot wat voor het werk noodzakelijk is, en gebruiken de website en het contactformulier een beveiligde verbinding (https). Gevoelige persoonsgegevens, zoals het BSN, beschermen wij op een passende manier. Gaat er onverhoopt iets mis met persoonsgegevens, dan handelen wij volgens de regels van de AVG voor datalekken.

11.Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

Inzage: weten welke gegevens wij van u verwerken.
Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Verwijdering: gegevens laten verwijderen, voor zover wij ze niet meer nodig hebben of bijvoorbeeld wettelijk moeten bewaren.
Beperking: de verwerking tijdelijk laten beperken, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt.
Bezwaar: bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust.
Dataportabiliteit: gegevens die u zelf aan ons heeft gegeven in een gangbaar formaat ontvangen, voor zover de verwerking op uw toestemming of op een overeenkomst berust en geautomatiseerd plaatsvindt.
Intrekken van toestemming: als een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die altijd intrekken. Dat geldt voor de toekomst.

Een verzoek kunt u sturen naar contact@pro-tax.nl. Wij reageren binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld of zijn er veel verzoeken, dan kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit redelijkerwijs vast te stellen, bijvoorbeeld een reactie vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Wij vragen daarvoor in beginsel geen kopie van uw identiteitsbewijs.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (opent in een nieuw tabblad).

12.Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze dienstverlening, de systemen die wij gebruiken of de wet daar aanleiding toe geven. Boven aan deze pagina staan het versienummer en de datum van de laatste wijziging. De algemene voorwaarden staan op een aparte pagina.